Account Specialist (HYBRID) Full Time

Our people have different ways of working and lifestyles. We’re committed to a mix of working in the office, in the field and from home. You have some flexibility in terms of where and how work gets done to help you balance your personal life and career goals.

About the Workplace Safety and Insurance Board (WSIB)

We’re here to help. When an injury or illness happens on the job, we move quickly to provide wage-loss benefits, medical coverage and support to help people get back to work. Funded by businesses, we also provide no-fault collective liability insurance and access to industry-specific health and safety information. We are one of the largest insurance organizations in North America covering over five million people in more than 300,000 workplaces across Ontario. For more information, visit wsib.ca.

At the WSIB, you’ll have the opportunity to:

• explore many career paths and follow your passion
• continuously learn and grow professionally
• be recognized for the great work you do
• participate in programs that support your health and wellbeing

You’ll also receive a competitive salary, along with a comprehensive benefit package and defined benefit pension plan. You may also be eligible to participate in our health and dental plan.

Bilingual designated roles- You may be eligible to receive a language bonus payment

The WSIB is recruiting for current and future bilingual (French speaking) opportunities in the following locations:

Guelph, Hamilton, Kingston, Kitchener/Waterloo, London, North Bay, Ottawa, Windsor, Sault Ste. Marie, St. Catharines, Sudbury, Thunder Bay, Toronto, Timmins & Windsor

We are also recruiting for temporary evening shifts: Employee’s working an evening shift would finish after 5:00pm extending to 8:00pm

Permanent Full time opportunity

Temporary Full time opportunity up to 12 months in duration

Salary From:  $80,302.42 

Job Summary :

Provide highly responsive, accurate and timely service and render decisions on account related enquires received via multiple channels such as telephone, mail, reports, etc. for all employers. Assess, explain, and resolve account enquires and make necessary changes to the accounts as businesses evolve or change.

Act as a resource to WSIB management regarding employer trends observed across account related activities

Major Duties & Responsibilities

1. Manage, render, and communicate employer account decisions on issues such as:

• determining coverage obligations through employer registration and classification
• determining worker/independent status under WSIA, to include expanded compulsory coverage under Bill 119, confirming “true bona-fide” executive officer status and establishing optional insurance and expanded compulsory coverage under Bill 119
• managing account maintenance
• managing account receivables
• determining, processing and validating insurable earnings for employers and internal WSIB parties
• issuance of clearance and purchase certificates
• reclassification, updating and changing ownership information, transfer of experience,  affiliation,  association, business activity group structures for ASD rate setting, closing and making required changes to employer accounts
• addressing employer account issues raised by internal WSIB parties
• administering decision (s) rendered by internal WSIB parties such as WSIAT, Legal Service and Employer Audit. Can include validation of accident employer and employer account status for claims at the WSIAT level, referrals to other internal WSIB parties for further investigation into accounts and/or claims issues such as Legal Services, Employer Audit, and Collections for the offset of claims benefit. Validate accident
• employer and employer account status for claims at the WSIAT level

2. Manage employer non-compliance including the identification and registration of unregistered employers through revenue recovery initiatives. This includes determining if a breach of obligations has occurred and registering, classifying, making account adjustments and issuing penalties as appropriate.

3. Communicate all decisions rendered, via telephone, in writing and/or in person to workplace parties. Prepare detailed documentation (e.g. issue sheets) and correspondence as required, providing rationale for decision and ensuring all appropriate WSIB systems information and employer files remain up to date.

4. Inform and educate workplace parties of their rights and responsibilities under the WSIA and the consequences of non-compliance and advise them of changes or advancements such as eServices that may impact them.

5. Promote eServices and assist employers with signing up.

6. Attempt to prevent or resolve disputes, handle requests for reconsideration and, if unresolved, arrange access and process the objection/appeal.

7. Provide basic and complex information to workplace parties on WSIB policies and processes; explain premium rate setting structure and WSIB incentive plans, and refer enquires requiring more in-depth handling to appropriate internal WSIB parties

8. Provide level 1 eService support and assistance to employers such as Single Sign On and password resets.

9. Advise appropriate internal parties of anomalies detected in an employer’s account or activities.

10. Provide feedback from workplace parties to assist management in developing and implementing improvements to products and services.

11. Participating in process improvement and best practice initiatives, and deliver standard prepared/approved presentations to specific workplace parties pertaining to employer obligations both on and off site.

12. Perform other related duties as assigned or required.

Job Requirements

Education

• Post secondary diploma program of up to three years.

Experience

• Three years prior experience in accounting or finance or marketing or customer service.

Our commitment to equity, diversity and inclusion

We respect and value the diversity of our people. We strive to create an environment where employees can be themselves and where our differences are celebrated.

The WSIB is committed to being accessible and inclusive, and following barrier-free and accessible employment practices in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA). Should you require accommodation through any stage of the recruitment process, please let us know when we contact you and we will work with you to meet your needs.

Disclosing conflicts of interest

As public servants, employees at the WSIB have a responsibility to act in an ethical way at all times to create a respectful workplace and maintain public trust. Job applicants are required to disclose any circumstance that could result in a real, potential or perceived conflict of interest. A conflict of interest is any situation where your private interests may impair or be perceived to impair the decisions you make in your official capacity. This may include: political activity, directorship, other outside employment and certain personal relationships (e.g. with current WSIB employees, customers and/or stakeholders). If you have any questions about conflict of interest obligations and/or how to make a disclosure, please contact the Talent Acquisition Centre at talentacquisitioncentre@wsib.on.ca.

Privacy information

We collect personal information from your resume, application, cover letter and references under the authority of the Workplace Safety and Insurance Act, 1997. The Talent Acquisition Centre and WSIB hiring parties will used this information to assess/validate your qualifications, determine if you meet the requirements of vacant positions and/or gather information relevant for recruitment purposes. If you have questions or concerns regarding the collection and use of your personal information, please contact the WSIB’s Privacy Office at privacy_office@wsib.on.ca. The Privacy Office cannot provide information about the status of your application.

As a precondition of employment, the WSIB requires that prospective candidates undergo a criminal records name check any time before or after they are hired.

To apply for this position, please submit your application by the closing date.

La manière de travailler et le mode de vie varient d’une personne à l’autre. Nous nous sommes engagés envers le fait de combiner le travail au bureau, sur le terrain et à domicile. Vous disposez d’une certaine flexibilité quant au lieu et à la manière de travailler, ce qui vous permet de concilier votre vie personnelle et vos objectifs professionnels.

À propos de la WSIB

Nous sommes là pour aider. Lorsqu’une personne subit une lésion professionnelle ou contracte une maladie au travail, nous réagissons rapidement pour lui fournir des prestations pour perte de salaire, une protection médicale et du soutien en vue de son retour au travail. Nous sommes financés par les entreprises, auxquelles nous offrons une assurance collective sans égard à la responsabilité et l’accès à des renseignements sur la santé et la sécurité concernant les divers secteurs d’activité. Nous sommes l’un des plus grands organismes d’assurance en Amérique du Nord, couvrant plus de cinq millions de personnes dans plus de 300 000 lieux de travail en Ontario. Pour en savoir plus, visitez wsib.ca/fr.

À la WSIB, vous avez la possibilité de faire ce qui suit :

• envisager de nombreuses carrières et suivre votre passion;
• apprendre et évoluer professionnellement de manière continue;
• obtenir de la reconnaissance pour votre excellent travail;
• participer à des programmes favorisant votre santé et votre bien-être;
• Vous aurez également droit à un salaire compétitif, à un programme d’avantages sociaux exhaustif et à un régime de retraite à prestations définies.

Vous pouvez aussi être admissible à notre régime de soins dentaires et d’assurance-maladie.

Postes désignés bilingues : Vous pouvez être admissible à un paiement de prime linguistique.

La WSIB recrute pour des postes bilingues (francophones) actuels et futurs aux endroits suivants :

Guelph, Hamilton, Kingston, Kitchener/Waterloo, London, North Bay, Ottawa, Windsor, Sault Ste. Marie, St. Catharines, Sudbury, Thunder Bay, Toronto et Timmins.

Nous recrutons également en vue de pourvoir des postes temporaires en soirée : la personne employée affectée à un quart de soirée après 17 h peut le terminer à 20 h.

Possibilités permanentes à temps plein

Possibilités temporaires à temps plein d’une durée maximale de 12 mois

Salaire de départ :  80 302,42 $ 

Sommaire de l’emploi :

Fournir un service très adapté, précis et rapide, et rendre des décisions concernant des demandes de renseignements relatives aux comptes ayant été reçues de diverses sources, notamment le téléphone, la poste et les rapports, pour tous les employeurs.

Évaluer, expliquer et résoudre les demandes sur les comptes, et apporter les changements nécessaires aux comptes au fur et à mesure que les entreprises évoluent.

Agir à titre de personne-ressource pour la direction de la WSIB concernant les tendances des employeurs observées dans toutes les activités liées aux comptes.

Tâches et responsabilités majeures

1. Gérer, rendre et communiquer des décisions liées aux comptes des employeurs, notamment en ce qui a trait aux questions suivantes :

• la détermination des obligations relatives à la protection lors de l’inscription et du classement des employeurs;
• la détermination du statut de travailleuse/travailleur ou d’exploitante indépendante/exploitant indépendant en vertu de la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail (LSPAAT), pour inclure la protection obligatoire élargie aux termes du projet de loi 119, en confirmant le statut d’authentique personne dirigeante et en établissant l’assurance facultative et l’assurance obligatoire élargie aux termes du projet de loi 119;
• la gestion de la tenue des comptes;
• la gestion des comptes débiteurs;
• la détermination, le traitement et la validation des gains assurables pour les employeurs et les parties internes à la WSIB;
• la délivrance des certificats de décharge ou d’acquisition;
• la détermination des nouveaux classements, l’actualisation des renseignements sur le droit de propriété, le transfert des résultats, l’examen des critères d’affiliation, des critères d’association et des structures des groupes d’activités commerciales pour l’établissement des taux par la Division
• des services d’actuariat ainsi que la fermeture et la modification requise des comptes des employeurs;
• le traitement de questions liées aux comptes des employeurs soulevées par des parties internes à la WSIB;
• l’administration des décisions rendues par le TASPAAT et les parties internes à la WSIB, telles que les Services juridiques et la Vérification des employeurs. Peut comprendre la validation du statut du compte de l’employeur et du compte de l’employeur au moment de l’accident à l’égard des demandes de prestations au niveau du TASPAAT, le renvoi à d’autres parties internes à la WSIB afin de mener une enquête plus poussée au sujet des comptes et(ou) des questions reliées aux dossiers telles que celles liées aux Services juridiques, à la Vérification des employeurs et au Recouvrement pour les déductions relatives aux prestations; la validation de l’état du compte de l’employeur et du compte de l’employeur au moment de l’accident à l’égard des demandes de prestations au niveau du TASPAAT.

2. Gérer la non-conformité des entreprises, y compris en recensant et en inscrivant les employeurs non inscrits grâce à des initiatives de recouvrement. Cela consiste notamment à déterminer si un manquement aux obligations s’est produit, à procéder à l’inscription, au classement ou à des rajustements de compte et à imposer des pénalités, au besoin.

3. Communiquer par téléphone, par écrit ou en personne toutes les décisions rendues aux parties du lieu de travail. Rédiger, au besoin, des documents (p. ex., des notes d’information) et des lettres de manière détaillée pour fournir les motifs d’une décision et s’assurer que tous les renseignements appropriés dans les systèmes de la WSIB et les dossiers des employeurs demeurent à jour.

4. Informer et éduquer les parties du lieu de travail sur leurs droits et responsabilités aux termes de la LSPAAT et les conséquences de la non-conformité, et les informer des changements ou des améliorations qui peuvent les concerner, comme les services en ligne.

5. Promouvoir les services en ligne et aider les entreprises à s’y abonner.

6. Tenter d’éviter ou de résoudre les différends, s’occuper des demandes de réexamen et, en cas de non-résolution, prendre des dispositions pour l’accès au dossier et traiter la contestation ou l’appel.

7. Fournir des renseignements basiques et complexes aux parties du lieu de travail sur les politiques et les processus de la WSIB, expliquer la structure et l’établissement du taux de prime ainsi que les programmes d’encouragement de la WSIB et transmettre aux parties internes appropriées de la WSIB les demandes nécessitant une réponse plus approfondie.

8. Fournir aux employeurs de l’aide et un soutien de niveau 1 liés aux services en ligne, notamment pour l’ouverture d’une session ou la réinitialisation du mot de passe.

9. Aviser les parties internes appropriées des anomalies détectées dans les activités ou le compte d’un employeur.

10. Fournir les commentaires des parties du lieu de travail à la direction pour l’aider à élaborer et à mettre en œuvre des améliorations aux produits et aux services.

11. Participer à l’amélioration des processus et aux initiatives de meilleures pratiques, et faire des présentations normalisées préparées et approuvées à certaines parties du lieu de travail sur les obligations d’une entreprise, tant sur place qu’ailleurs.

12. Effectuer d’autres tâches connexes assignées ou requises.

Exigences de l’emploi

Scolarité

• Diplôme d’études postsecondaires (programme pouvant durer jusqu’à trois ans).

Expérience professionnelle

• Trois ans d’expérience en comptabilité, en finance, en marketing ou en service à la clientèle.

Voici notre engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion :

Nous respectons et valorisons la diversité de notre personnel. Nous faisons tout pour créer un environnement où les membres de notre personnel peuvent être à l’aise et où nos différences sont célébrées.

La WSIB s’engage à être accessible et inclusive, et à suivre des pratiques d’emploi accessible et sans obstacle, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO). Si vous avez besoin d’adaptations à n’importe quelle étape du processus de recrutement, veuillez nous le faire savoir lorsque nous communiquerons avec vous, et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.

Divulgation des conflits d’intérêts

En tant que fonctionnaires, les membres du personnel de la WSIB ont la responsabilité d’agir de manière éthique en tout temps afin de créer un milieu de travail respectueux et de maintenir la confiance du public. Les personnes candidates doivent donc divulguer toute circonstance qui pourrait entraîner un conflit d’intérêts réel, potentiel ou perçu. Un conflit d’intérêts est toute situation dans laquelle vos intérêts privés peuvent compromettre ou être perçus comme compromettant les décisions que vous prenez dans vos attributions officielles. Ces circonstances peuvent inclure des activités politiques, un poste de conseil d’administration ou d’autres emplois externes ainsi que certaines relations personnelles (p. ex., avec le personnel, la clientèle ou les parties prenantes actuels de la WSIB). Pour toute question au sujet de vos obligations concernant les conflits d’intérêts et(ou) de la divulgation de ceux-ci, veuillez communiquer avec le Centre d’acquisition de talents à centreacquisitiontalents@wsib.on.ca.

Renseignements sur la protection de la vie privée

Nous tirerons des renseignements personnels de votre curriculum vitæ, de votre demande d’emploi, de votre lettre de présentation et de vos références en vertu de la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail. Ces renseignements seront utilisés par le Centre d’acquisition de talents et les parties qui embauchent pour la WSIB afin d’évaluer et de valider vos compétences, de déterminer si vous répondez aux exigences des postes vacants et de recueillir des renseignements pertinents aux fins du recrutement. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la collecte et l’utilisation de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le Bureau de la protection de la vie privée de la WSIB en envoyant un courriel à bureauprotectionvieprivee@wsib.on.ca. Le Bureau de la protection de la vie privée ne peut pas fournir de renseignements sur l’état de votre demande d’emploi.

À titre de condition préalable à l’embauche, la WSIB exige que la personne candidate potentielle accepte de faire l’objet d’une vérification nominale de casier judiciaire à tout moment avant ou après son embauche.

Pour postuler cet emploi, veuillez soumettre votre candidature au plus tard à la date de clôture.